Basware facilite la facturation électronique par PDF : les entreprises de toutes tailles gagnent en efficacité grâce à de nouvelles fonctionnalités

Basware, acteur majeur sur le marché des solutions de Purchase-to-Pay, de la facturation électronique et des services de financement innovants, a annoncé aujourd’hui de nouvelles fonctionnalités dans le système de facturation électronique sous PDF de Basware. Ces nouveautés permettent aux petites et grandes entreprises d’accélérer et de simplifier les processus de facturation électronique. La connexion au réseau Basware Network, le plus grand réseau de transactions financières en ligne pour le secteur commercial, augmente l’automatisation des procédures et améliore la collaboration avec les fournisseurs. Les nouvelles fonctionnalités permettent aux entreprises de toutes tailles d’envoyer leurs factures par voie électronique en toute facilité, tout en réduisant les ressources nécessaires aux systèmes de facturation existants. 

D’après des études montrant que l’approbation d’une facture électronique prend en moyenne dix jours, contre 55 pour une facture papier*, les entreprises sont à la recherche de solutions de distribution de leur facturation électronique perturbant le moins possible les processus existants. Pour de nombreuses entreprises en croissance, l’amélioration des flux de trésorerie constitue une motivation importante pour adopter la facturation électronique.

Le système de facturation électronique sous PDF de Basware est conçu pour fonctionner dans l’environnement des processus existants. Il permet d’envoyer les factures dans le format demandé par le client et permet un gain important d’efficacité en automatisant les aspects essentiels de la procédure ; les factures sont ainsi converties au format XML ou e-mail. En accélérant les processus de paiement, les entreprises bénéficient également d’opportunités de paiement anticipé et peuvent réaliser des économies sur la facturation, ce qui permet une amélioration des flux de trésorerie.

La facture électronique sous PDF de Basware est également capable de lister plusieurs articles dans une même facture, en fournissant des informations détaillées sur chaque article au lieu du seul montant total. Il s’agit d’un avantage non négligeable, notamment dans le cas de procédures exigeant l’approbation de plusieurs personnes. Cet outil permet également aux grandes organisations d’achat de pousser leurs fournisseurs à adopter la facturation électronique. De nombreux pays ont adopté les solutions de facturation électronique et le système de Basware par PDF facilite la prise en compte des réglementations.

Pour les entreprises plus petites, la mise en œuvre de ce nouveau service est immédiate. Suivant le processus, elles s’enregistrent sur Basware. Au lieu d’envoyer les factures directement aux fournisseurs ou aux acheteurs, elles les envoient sur le Réseau Basware via une adresse e-mail. Pour les organisations de plus grande taille, ce service peut être intégré directement dans le système de facturation existant ou dans le PGI. Les e-mails générés par le système de facturation peuvent être facilement convertis en factures électroniques et envoyés directement aux clients dans le format de leur choix.

Ilari Nurmi, premier vice-président, Purchase-to-Pay, Basware, explique : « Des processus tels que la facturation doivent être aussi efficaces que possible afin de permettre aux entreprises de se concentrer sur leurs priorités stratégiques. Les bénéfices de la facturation électronique sont évidents. Elle accélère le processus d’approbation de la facture et réduit les ressources que l’organisation doit investir dans ses processus de paiement. Elle favorise ainsi le paiement anticipé et facilite le financement de chaque facture. La facture électronique par PDF de Basware représente une nouvelle étape pour permettre aux entreprises d’améliorer leur trésorerie et d’atteindre un niveau d’efficacité élevé. »

* Rapport Billentis 2015