Basware introduceert Smart PDF: de machine-readable PDF-factuur

Basware introduceert een nieuwe, slimmere manier om gegevens uit PDF-facturen automatisch en met bijna perfecte nauwkeurigheid te registreren. Basware's Smart PDF-service voor het vastleggen van facturen haalt gegevens gemakkelijk uit elke machine-readable PDF, waardoor een proces van automatische factuurautomatisering ontstaat.

“Met Smart PDF zetten we de volgende stap om onze klanten te helpen maximale efficiëntie te realiseren en een onberispelijke factuurverwerking mogelijk te maken. Leveranciers e-mailen eenvoudige PDF-facturen naar Basware en onze klanten ontvangen facturen in hun voorkeursformaat, zonder dat er een proceswijziging nodig is aan de kant van de koper of de leverancier. Leveranciers kunnen PDF-facturen rechtstreeks vanuit hun ERP-systeem e-mailen. Basware verzorgt automatisch de dataherkomst van gegevens, de content validatie en het augmentation proces door gebruik te maken van een reeks verschillende technologieën, waaronder deterministische algoritmen, machine learning en optische tekenherkenning,” legt Dany De Budt, Country Manager bij Basware, uit.

Een analyse van de miljoenen transacties die via het Basware-systeem lopen, toont aan dat 70% van de PDF-facturen machine-readable is. Dit betekent dat ze automatisch kunnen worden verwerkt door de factuurgegevens rechtstreeks uit het PDF-bestand te halen, zonder optische tekenherkenning (OCR) technologie. Het voordeel ten opzichte van OCR is een snellere verwerking en minder ruimte voor karakterinterpretatie die kan leiden tot factuuruitzonderingen en menselijke tussenkomst. Met machine-readable PDF’s wordt de exacte informatie van het ERP-systeem van de leverancier rechtstreeks doorgegeven aan de purchase-to-pay-oplossing van de koper, wat betekent dat fouten tot het verleden behoren. In gevallen waarin de PDF niet machinaal leesbaar is, worden de facturen automatisch naar het OCR-proces geleid om 100% factuuraflevering te garanderen.

“Er is een toenemende behoefte om de grote kloof aan te pakken tussen facturen die zijn ontvangen als gestructureerde gegevens in EDI / XML-formaat en papieren facturen die worden verwerkt met behulp van OCR. We hebben gezien dat organisaties zich richten op het bouwen van complexe EDI / XML-verbindingen met hun strategische of grootschalige leveranciers en genoegen nemen met papieren facturen en OCR om verbinding te maken met hun vele kleinere afzetnemers. Wij geloven dat een betere, slimmere manier om PDF-facturen te verwerken deze kloof kan overbruggen. Het verzenden van PDF-facturen via e-mail is een van de meest gebruikte facturatiemethoden over de hele wereld. Met Smart PDF kunnen we het zowel voor de koper als voor de leverancier gemakkelijk maken, terwijl de automatisering en efficiëntie worden gemaximaliseerd. Kopers kunnen betalingsachterstanden voorkomen en hun DPO optimaliseren (Days Payables Outstanding), waardoor tevreden leveranciers genieten van een kortere DSO (Days Sales Outstanding)”, vervolgt De Budt.

De Basware Smart PDF-service heeft verschillende belangrijke voordelen:

- Kopers kunnen verbinding maken met al hun leveranciers - groot en klein - inclusief de vele afzetnemers zonder iets aan de leverancierskant te veranderen.

- Deze service kan worden gebruikt met machine-readable PDF’s en met factuurafbeeldingen

- Snelle en nauwkeurige verwerking voorkomt late betalingen, waardoor de buyer DPO (Days Payables Outstanding) kan worden geoptimaliseerd en de supplier DSO (Days Sales Outstanding) tot een minimum wordt beperkt

- De service is self-learning, wat betekent dat Smart PDF leert van transacties als het gaat om continue verbetering, hogere automatiseringspercentages en meer efficiëntie.

“Dit alles resulteert in aanzienlijke besparingsmogelijkheden voor onze klanten. Een van onze klanten schat een besparing van bijna 20 euro per factuur die ze elektronisch ontvangt,” voegt De Budt er nog aan toe.

De eerste versie van Smart PDF zal beschikbaar zijn in 2018, met belangrijke functie-upgrades gepland voor het volgende jaar.