Basware lance un service d’archivage des factures électroniques

Basware annonce le lancement général de Basware Vault, un service d’archivage simple, efficace et sécurisé, basé dans le cloud, destiné aux factures électroniques. Les clients du réseau Basware peuvent dès à présent archiver leurs factures via une solution gérée de manière centralisée, garantissant une recherche et une récupération efficaces pour tout besoin futur, comme un contrôle fiscal. Les entreprises ne doivent ainsi ni regrouper le stockage de données physiques et externes ni passer d’innombrables heures à classer des factures papier.

Les méthodes d’archivage dépassées – archivage papier, serveurs de fichiers et systèmes de gestion de contenu – ont longtemps frustré le marché et les réglementations fiscales ont mis de nombreuses entreprises au défi de respecter en permanence les normes en vigueur. Le respect de toutes ces exigences dans plusieurs pays et à travers différents systèmes représente une charge conséquente. Grâce à Basware Vault, les factures et les autres documents importants sont stockés de manière conforme aux diverses normes. À mesure que les lois et les exigences de certains pays changent, les factures sont enregistrées au bon endroit via un archivage sécurisé, respectant les exigences locales. Basware Vault offre aux entreprises une solution flexible et suffisamment évolutive pour respecter les besoins de chacune d’entre elles.

« Les entreprises qui envoient et reçoivent d’importants volumes de factures électroniques sont face à un paysage très complexe en matière de conformité », explique Dany De Budt, country manager chez Basware. « Si vous souhaitez améliorer votre efficacité dans la récupération de documents tout en réduisant le besoin de travail manuel, il s’agit d’une excellente manière de permettre à votre organisation de faire des économies. »

En automatisant le processus d’archivage, Basware conserve les dossiers pendant des périodes prédéfinies, allant jusqu’à 15 ans. Les factures archivées sont sauvegardées pendant la période de conservation imposée par la loi et elles sont automatiquement détruites, une fois ce délai expiré. Tous les ensembles archivés sont signés numériquement et horodatés pour garantir leur intégrité et leur authenticité. Ils sont stockés de manière sécurisée dans un espace de stockage en ligne facilement disponible pour un accès rapide. Des outils d’audit en ligne permettent aux utilisateurs de faire des recherches par type de document, par nom d’expéditeur/de destinataire, par numéro d’identité ou de facture, ainsi que par plages de dates/montants.

Les premiers utilisateurs constatent d’ores et déjà les atouts de ce service. Il s’agit d’entreprises multinationales, qui ont sélectionné Basware Vault pour rendre leur archivage de factures plus efficace, plus conforme et plus sûr. Étant donné qu’elles opèrent dans plusieurs pays, il est très important que le service d’archivage qu’elles choisissent respecte les exigences juridiques et fiscales locales.