Basware lanceert archiveringsdienst voor e-facturen

Basware introduceert Basware Vault, een efficiënt, compliant en veilige cloud-gebaseerde archiveringsdienst voor e-facturen. Basware Network-klanten kunnen vanaf heden hun facturen in een centraal beheerde oplossing archiveren waardoor het zoeken en ophalen voor toekomstige behoeften (waaronder belastingaudits) worden gewaarborgd. Bedrijven hoeven door de komst van Vault niet langer fysieke en third party-opslagdiensten samen te voegen of ontelbare uren aan papieren facturen te besteden.

Achterhaalde methoden zoals papieren archieven, bestandsservers en content managementsystemen hebben de markt lang gefrustreerd door de continu veranderende belastingregels waarmee bedrijven compliant dienen te blijven. Het bijhouden van de deze compliance-regels over meerdere landen en systemen zijn een blok aan het been. Met Basware Vault worden facturen en andere kritische documenten op een compliant wijze opgeslagen. Aangezien wetten en eisen in verschillende landen veranderen, komen facturen automatisch naar de juiste locatie toe. Hierbij is een veilige archivering gewaarborgd om zo aan de lokale vereisten te voldoen. Basware Vault biedt bedrijven een oplossing die ook flexibel en schaalbaar is om te voldoen aan individuele behoeften.

"Bedrijven die een groot aantal e-facturen verzenden en ontvangen kennen een complex compliance-landschap", aldus Dany De Budt, country manager van Basware. "Wanneer bedrijven een efficiencyslag willen slaan bij het ophalen van documenten en manuele handelingen tot een minimum willen beperken, is Vault de manier om kostenbesparingen te realiseren."

Basware bewaart bestanden tot maar liefst vijftien jaar. Gearchiveerde facturen worden volgens de wettelijk vereiste periode opgeslagen en worden daarna automatisch vernietigd. Elk gearchiveerd bestand is digitaal ondertekend en bevat een tijdstempel om op deze manier de integriteit en authenticiteit ervan te waarborgen. Documenten worden in een veilige online opslagruimte opgeslagen die gebruikers tevens een snelle toegang biedt. Online audit tools bieden gebruikers de mogelijkheid om te zoeken op documenttype, afzender, ontvanger, ID en factuurnummer én zelfs op datum en het aantal facturen.

Basware Vault kent al een aantal gebruikers: het zijn multinationals die Basware Vault hebben gekozen om hun factuurarchivering efficiënt, compliant én veilig te maken. Aangezien zij in meerdere landen actief zijn, is het erg belangrijk dat de nieuwe archiveringsdienst zowel internationaal als lokaal aan de wettelijke en fiscale auditeisen voldoet.