Basware modifie les habitudes de dépenses des entreprises en invitant les employés à adopter l’e-procurement collaboratif

Basware, leader mondial du marché des solutions de Purchase-to-Pay, de la facturation électronique et des services de financement innovants, a transposé la méthodologie WeProcurement™ à l’e-procurement. Cette méthodologie modifie totalement la culture de dépenses d’une l’entreprise à l’égard de ses clients en changeant le comportement des employés.

Afin de renforcer le comportement de dépenses souhaité, WeProcurement établit un processus collaboratif qui apporte pertinence, renseignement et sensibilisation au sein du système d’e-procurement. Cette approche systématique permet à chacun de coopérer en vue d’atteindre les objectifs de l’entreprise et d’économiser de l’argent. En fin de compte, elle permet aux employés de mieux surveiller les fonds de l’entreprise.

Ilari Nurmi, premier vice-président, département Purchase-to-Pay de Basware, explique : « Les employés d’aujourd’hui veulent que les systèmes avec lesquels ils interagissent tous les jours soient intuitifs et adaptés à leur vie quotidienne, mais aussi qu’ils fournissent des renseignements essentiels au moment voulu afin d’améliorer substantiellement l’efficacité. Grâce à WeProcurement, nous allons encore plus loin. Notre méthodologie incite les employés à respecter les processus d’achat d’une entreprise en les rendant extrêmement simples dans leurs tâches quotidiennes et en sensibilisant ces derniers à la valeur ajoutée qu’ils apportent à une entreprise dans son ensemble. Par conséquent, les organisations disposent de résultats tangibles et la contribution des employés devient bien plus importante que la somme des participations individuelles. »

WeProcurement est essentiellement alimenté par la philosophie de la « puissance du Nous », un processus de production participative fondée sur la collaboration de tous les utilisateurs. Dans le cadre d’une entreprise, ce processus axé sur les utilisateurs entraîne des économies nettement plus importantes que celles issues de solutions d’e-procurement traditionnelles. Il assure également la souplesse dont les organisations ont besoin pour financer leurs missions.

« Grâce à la consolidation de nos activités d’achat en un processus collaboratif dans 200 implantations, nous avons pu réduire notre base de fournisseurs de 96 %, souligne Angela Watts, responsable des achats au sein du réseau de services et de pneus Goodyear. Nos utilisateurs gagnent à présent énormément de temps au quotidien et trouvent les éléments dont ils ont besoin de manière rentable en termes de coût, ce qui permet à l’entreprise d’économiser des millions. »

WeProcurement élimine la première raison pour laquelle les utilisateurs abandonnent un processus, à savoir l’impression que leurs actions ne font aucune différence ou ne comptent pas. En augmentant l’implication des employés et en insistant sur le fait que toute personne qui achète des biens et des services joue un rôle important, le système s’autogère et permet à l’équipe responsable de l’approvisionnement de ne plus être le gendarme de l’organisation et de pouvoir se concentrer sur des initiatives plus stratégiques.

Greg Summers, directeur financier de DCOR, ajoute : « Nous redoutions de devoir contraindre les employés à utiliser le système, mais son adoption a facilement été acceptée. Lorsque les employés ont découvert ses avantages et sa facilité d’utilisation, ils se sont montrés impatients de l’utiliser. »

Ilari Nurmi conclut : « Notre approche de WeProcurement pour les systèmes d’achat surpasse la gestion traditionnelle de l’approvisionnement en adaptant le plus possible les processus à chaque rôle, département, catégorie de dépenses et secteur. Au lieu d’essayer de forcer les gens à se plier aux règles d’un système gérant les besoins en matière d’approvisionnement ou de finances, WeProcurement cherche à comprendre les besoins de chaque demandeur et propose un système conçu pour les utilisateurs. »