Basware présente le Smart PDF : la facture en PDF lisible par machine

Basware lance une manière plus intelligente de capturer automatiquement et de manière quasiment irréprochable les données figurant sur les factures envoyées sous format PDF. Le service Smart de capture de factures en PDF extrait aisément les données de chaque PDF lisible par machine, ce qui permet le traitement « sans contact » et automatisé de factures envoyées sous format PDF Smart.

« Avec le système Smart PDF, nous avons franchi une nouvelle étape suivante qui nous permet de fournir à nos clients un système pour leur efficacité et mettre en place un système de facturation sans contact. Les fournisseurs envoient tout simplement leurs factures par e-mail dans le format de leur choix, sans que le client ou le fournisseur ne doive changer de processus pour autant. Les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures PDF directement par e-mail au départ de leur système ERP. Basware extrait les données de la facture, valide le contenu et accélère automatiquement le traitement en ayant recours à différentes technologies, y compris des algorithmes déterministes, les apprentissages-machine et la reconnaissance optique, » explique Dany De Budt, Country Manager de Basware.

Il ressort d’une analyse de plusieurs millions de transactions traitées avec le système Basware que 70% des factures PDF sont lisibles par machine, ce qui signifie qu’elles peuvent être traitées automatiquement en extrayant les informations de facturation directement du fichier PDF sans qu’il ne faille avoir recours à la technologie de reconnaissance optique (OCR). Ceci a l’avantage par rapport à l’OCR qu’on peut traiter les données plus rapidement et qu’on limite le risque d’erreurs d’interprétation des caractères, qui entraîne des exceptions et nécessite une intervention humaine. Avec un PDF lisible par machine, les données précises du système ERP du fournisseurs sont transmises directement à la solution purchase-to-pay de l’acheteur, ce qui exclut définitivement tout risque d’erreur. Les factures en PDF non lisible par machine sont automatiquement acheminées pour un traitement OCR afin de garantir à 100% la livraison de factures.

« Il existe un besoin accru de combler la lacune entre les factures envoyées comme données structurées sous format EDI/XML et les factures papier traitées en OCR.  Ainsi, certaines organisations mettent tout en œuvre pour créer un système complexe de connections EDI/XML avec leurs gros fournisseurs en termes de volume ou de stratégie, mais se contentent de factures papier et d’OCR pour leurs fournisseurs long tail. Nous sommes convaincus qu’un traitement plus intelligent des factures en PDF peut combler cette lacune. Avec la solution Smart PDF, nous facilitons non seulement la vie des fournisseurs et acquéreurs, mais nous maximisons en outre l’automatisation et l’efficience. Les clients évitent ainsi les paiements tardifs et optimisent leurs délais de créances à payer (DPO Days Payables Outstanding), ce qui ne sera pas pour déplaire aux fournisseurs qui se réjouiront des délais de recouvrement plus courts (DSO Days Sales Outstanding) plus courts » poursuit De Budt.

Le service Smart PDF de Basware présente plusieurs avantages non négligeables :

• Les clients peuvent se connecter à tous leurs fournisseurs, grands ou petits, y compris le long tail sans que les fournisseurs ne doivent changer quoi que ce soit.
• Ce service peut être aussi bien adopté pour les PDF lisibles par machine que pour les factures images.
• Un traitement rapide et précis évite les arriérés, permet d’optimiser le délai de créances à payer (DPO Days Payables Outstanding) du client et de réduire le délai de recouvrement (DSO Days Sales Outstanding) du fournisseur. 
• Le système d’auto-apprentissage fait en sorte que le Smart PDF s’améliore au fur et à mesure des transactions, ce qui profite au niveau d’automatisation et à l’efficacité.

Et De Budt d’ajouter : « Tout ceci permet à nos clients de réaliser de belles économies. Un de nos clients a calculé qu’il réalise près de 20 euros d’économies par facture qu’il reçoit par courrier électronique”.

La première version de Smart PDF sera disponible en 2018 ; d’importantes mises à jour suivront l’année prochaine.