Basware vereenvoudigt afhandeling van terugkerende facturen

Basware heeft zijn “Payment Plans”-functionaliteit uitgebreid waarbij processen op de Accounts Payable verder geautomatiseerd kunnen worden. Payment Plans wordt gebruikt voor het automatiseren van terugkerende uitgaven (zelfs die zonder inkooporders) voor categorieën zoals huur, schoonmaak en abonnementen.

Dany De Budt, Countrymanager van Basware: “In een gemiddelde organisatie wordt ongeveer 30% van de uitgaven op een tweewekelijkse, maandelijkse of tweemaandelijkse basis herhaald. De gemiddelde kosten voor het verwerken van een factuur in een omgeving zonder of met lage automatiseringsniveaus kunnen tot twintig keer hoger uitvallen dan de verwerkingskosten in een volledig geautomatiseerde omgeving. We zagen hier een goede optie om onze klanten te kunnen helpen bij het vereenvoudigen van de activiteiten en tijd en geld te besparen.”

De eerste stap bij het vergroten van de efficiëntie door middel van AP-automatisering is meestal het vergroten van het aandeel PO-gerelateerde uitgaven. De stap erna is om te kijken naar wederkerige uitgaven. Zelfs wanneer het grootste deel van de uitgave PO-gerelateerd is, zullen er altijd niet-PO-facturen zijn en dat zijn vaak wederkerige uitgaven. De verbeteringen die Basware bij betalingsplanning doorvoert, zijn het stroomlijnen van het handlingsproces voor die facturen én het automatiseren van vaak voorkomende betalingen.

"Vroeger vereiste het maken van een betalingsplan informatie-uitwisseling én werk van drie personen. Met de nieuwste verbeteringen hebben we het proces van begin tot einde vereenvoudigd, zodat het slechts de input van één persoon vereist en het aftekenen door andere betrokkenen", vervolgt De Budt.

Met de nieuwe verbeteringen hoeven zakelijke gebruikers regelmatig terugkomende facturen niet bij te houden en hoeven ze AP-professionals niet te herinneren om informatie voor de betalingsplanning in te vullen. In plaats daarvan identificeert de oplossing automatisch wederkerige facturen en raadt zakelijke gebruikers aan een betalingsplan aan te vragen. Nadat het verzoek is geplaatst, is het proces eenvoudig: alle vereiste informatie wordt automatisch ingevuld zodat de zakelijke gebruiker de taak van begin tot eind in slechts een paar klikken kan beheren. Zodra dit is voltooid, wordt het plan ter goedkeuring verzonden met speciale velden aan de reviewer en degene die het goedkeurt, waardoor het voor de betalingsplanbeheerder makkelijk is het nieuwe plan in de werkstroom in te voeren. Naast een op planning gebaseerde, terugkerende factuur, ondersteunen betalingsplannen ook self-billing en op budget-gebaseerde facturen.