Basware vereenvoudigt PDF e-facturatie; nieuwe mogelijkheden vergroten efficiëntie voor elke organisatie, ongeacht bedrijfsgrootte

Basware introduceert Basware PDF e-Invoice waarmee zowel kleine als grote ondernemingen hun e-facturatie processen kunnen versnellen en vergemakkelijken. Door aan te haken met het Basware Commerce Network wordt de mate van automatisering verhoogd en de samenwerking met leveranciers verbeterd. De nieuwe functionaliteit betekent dat organisaties, ongeacht de bedrijfsgrootte, in staat zijn hun facturen elektronisch aan te leveren en met minder middelen te integreren met bestaande facturatiesystemen. 

Onderzoeken wijzen uit dat het gemiddeld 10 dagen duurt om een e-factuur goed te keuren; het duurt maar liefst 55 dagen om de papieren variant door het goedkeuringsproces te krijgen[1]. Daarom zoeken bedrijven naar mogelijkheden om het maximale uit e-facturatie te halen zonder daarbij bestaande processen te veel te storen. Voor veel groeiende organisaties is een verbeterde cashflow door snellere betalingen een belangrijke motivatie om op e-facturen over te stappen.

Basware PDF e-Invoice is ontworpen om binnen bestaande processen te werken. Hierbij is de gebruiker er zeker van dat de factuur wordt aangeleverd volgens de wensen van de klant en voegt deze belangrijke zakelijke efficiëntie toe door het automatiseren van de belangrijkste procesonderdelen – het omzetten van rekeningen naar formaten als XML of e-mail. Door het versnellen van de betalingsprocessen kunnen bedrijven ook voordelen plukken van factuurfinancieringsopties en vroege betaling. Hiermee verbetert de cashflow van een organisatie aanzienlijk.

Basware PDF e-Invoice heeft ook de mogelijkheid om verschillende items binnen een factuur op te stellen, waaronder regelitems (dus meer dan alleen het totaalbedrag). Dit kan belangrijke informatie zijn wanneer facturen door meerdere mensen moeten worden afgetekend en goedgekeurd. Het is ook een argument voor grote inkopers om hun leveranciers op e-facturatie over te krijgen. En omdat veel landen e-factureren nu verplicht stellen, is Basware PDF e-Invoice een perfecte manier om aan de wet- en regelgeving rond elektronisch factureren te voldoen.

Voor kleinere ondernemingen werkt de implementatie van de nieuwe dienst meteen. Eerst dient men zich te registreren bij Basware waarna de facturen meteen naar een Basware Network-mailadres worden gestuurd. Voor grote(re) organisaties kan de dienst meteen met het bestaande ERP- of facturatiesysteem worden geïntegreerd. E-mails die uit het facturatiesysteem worden gegenereerd, kunnen makkelijk naar e-facturen worden omgezet en in het gewenste formaat naar klanten worden verstuurd.

Ilari Nurmi, SVP Purchase to Pay, Basware: “Processen, zoals die van factureren, dienen zo efficiënt mogelijk te zijn zodat bedrijven zich op hun core business kunnen richten. De voordelen van e-facturatie zijn duidelijk: het versnelt het goedkeuringsproces en organisaties hoeven geen middelen in te zetten om in hun betalingsprocessen te investeren. Daarnaast ontstaan er mogelijkheden voor vroege betalingen en factuurfinanciering. Basware PDF e-Invoice is een nieuwe, belangrijke stap die bedrijven kunnen nemen om hun cashflow te verbeteren en belangrijke efficiëntiewinsten te maken.”

[1] 2015 Billentis-rapport